Logo Hot Zone

Evenementen-checklist

Voor aanvang
Evenementen zijn er in alle soorten en maten. Maar waarom het ene evenement feestelijk van aard is en het andere sportief, heeft eigenlijk niets met de voorkeur van de organisator te maken. Wat voorop staat is de doelstelling. Deze bepaald het soort evenement, de aard en het karakter ervan. De doelstelling vormt het fundament van ieder evenement.

Intern organiseren of uitbesteden

  • Bedenk of er intern genoeg tijd is vrij te maken om het evenement te organiseren
  • Ga na of het budget toereikend is om de organisatie (van bepaalde programma- onderdelen) uit te besteden.
  • Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren

Leveranciers inschakelen

  • Vraag referenties van leveranciers en check deze
  • Maak afspraken voor oriŽntatie-gesprekken met leveranciers
  • Vraag verschillende offertes aan
  • Stel een contract op en vraag naar de leveringsvoorwaarden

Draaiboek

  • Stel een draaiboek samen waarin je opneemt: tijd, plaats, activiteit/actie, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier.
  • Stel een lijst samen met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
  • Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.

Tijdens het evenement

  • Zorg dat een persoon de regie in handen heeft en bevoegd is om 'a la minute' beslissingen te nemen
  • Zorg dat iedereen een draaiboek heeft
  • Zorg dat een persoon fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers

Na afloop

  • Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers et cetera
  • Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een fotoimpressie van het evenement
  • Maak een financieel eindverslag.
  • Maak een verslag/persbericht van het evenement voor het personeelsblad, de externe nieuwsbrief en/of de (lokale) persredacties

Doelstelling

Voordat je de doelstelling van je evenement kunt definiŽren, moet je eigenlijk een stapje terug doen. Vraag uzelf af wat nu eigenlijk de aanleiding van het evenement is. De viering van een jubileum, de presentatie van een nieuw product, het verhuizen naar een nieuw gebouw? Het kan ook zijn dat een probleemstelling de aanleiding vormt voor je evenement. Een product verkoopt niet goed genoeg, de sfeer in het bedrijf is niet optimaal of de kennis over bepaalde zaken blijkt te gering. Als je de aanleiding of de probleemstelling helder voor ogen hebt, kun je de doelstelling gaan definiŽren. De meest voorkomende doelstellingen hebben een van de volgende elementen in zich:

Verbeteren en verstevigen van relaties met in- en externen. Je wilt bijvoorbeeld de relaties tussen medewerkers onderling verbeteren of de banden met je medewerkers nog meer aanhalen. Of je wilt als leverancier de relaties met je klanten naar een hoger niveau tillen of poteniele klanten beter leren kennen.

Overdragen van kennis en informatie. Je wilt een bepaalde groep mensen binnen je bedrijf bijscholen of trainen. Je wilt je vertegenwoordigers meer kennis bijbrengen van je product of je wilt bij je dealers een nieuwe serie producten introduceren inclusief de bijbehorende informatie.

Delen van kennis en informatie. Je wilt met collega's uit het vak van gedachten wisselen over een bepaald onderwerp, je wilt met je dealers ervaringen delen die kunnen bijdragen aan een nieuwe klantenbenadering.

Stimuleren, motiveren en belonen. Je wilt je medewerkers bedanken voor hun inzet tijdens een zwaar jaar, je wilt de verkoop van je product of dienst stimuleren, of je wilt je leveranciers bedanken voor de getoonde inzet.


Soort evenement

Als je de doelstelling nauwkeurig hebt omschreven, kun je kijken welk soort evenement daar het beste bij past. Onderstaand een overzicht van soorten evenementen.

Relatiemarketing
Wie de contacten met relaties wil verbeteren of verstevigen of nieuwe contacten wil opdoen, kan zijn doel bereiken door een relatiemarketingevenement te organiseren. Een relatiemarketingevenement is ook geschikt om de banden intern aan te halen of te verstevigen. Soorten relatiemarketingevenementen:

  • sponsorevenement
  • ontvangsten zoals diners, recepties, sportieve en culturele manifestaties
  • open dag
  • opening van een nieuw gebouw
  • jubileumviering
  • sportevenement
  • personeelsfeest
  • bedrijfsfeest

Informatie- en kennisoverdracht
Bij deze evenementen staat het overbrengen van informatie en kennis aan zowel in- als externe doelgroepen voorop.

  • congres
  • symposium
  • seminar
  • persconferentie
  • aandeelhoudersvergadering
  • productpresentatie
  • kick-off (aftrap of officiële start van een actie, nieuwe periode)

Informatie- en kennisuitwisseling
Deze categorie evenementen toont veel overeenkomsten met de evenementen waarbij informatie- en kennis wordt overgedragen. Ook dit soort evenementen wordt zowel voor in- als externe doelgroepen georganiseerd.

  • workshops
  • beurs
  • congres
  • symposium
  • seminar

Stimulerend, motiverend en belonend
Dit soort evenementen wordt voornamelijk georganiseerd voor interne doelgroepen. Hieronder vallen onder meer:

  • incentive
  • kick-off
  • personeelsfeest

Aard van het evenement

De aard van het evenement wordt door de doelstelling en het soort evenement bepaald.

Denk goed na welke uitstraling je evenement moet hebben: Uitbundig of juist sober, formeel of informeel, feestelijk of juist plechtig. Wanneer je hiervan zelf een duidelijk beeld hebt, kan de evenementen organisator welke je inschakelt ook gerichter zoeken naar vormen van entertainment en daarbij passende artiesten.


Nu de doelstelling, het soort en de aard bepaald zijn gaat je verder met het maken van een profiel van je doelgroep.